請求書に付ける送付状の書き方

請求書を送付する場合、送付状を付けるのが一般的です。またこの送付状の文面は様々ですが、項目としては挨拶文、請求することを伝える文面、末筆としての挨拶文は必ず記載すると考えておきましょう。つまり送付状のフォーマットとして前文、主文、末文の3つがあります。前文は挨拶文であり、主文は請求についての文、末文は取引の感謝の言葉や継続依頼の言葉などを付けるのが一般的です。

送付状は相手への気配りを示す文面です。また最近は合理化が進む中で送付状をつけないケースも増えているようですが、送付先では年配の方が開封する可能性もありますので、やはり重要な役割を果たすと考えて間違いありません。

送付状の雛形も利用できます。印刷しやすいように整形されたワード形式がごく一般的のようです。エクセルもよく利用されていますが、表の枠線の処理で困ったりしないようにワープロフォーマットに変換しておくと便利です。

送付状には振込先情報を書かないようにしましょう。銀行名や口座番号などは請求書に記載します。基本的に請求書を同封することを書くこと、そして定型の文章を基本とし、あまり複雑な内容にはしないことも大切です。

また最近は送付状も自動生成してくれるようなサービスを利用する方が増えているようです。SOHOの方、個人事業主の方にも多いケースですが、送付状付きでプリントアウトすることができたり、送付状の内容まで自動生成してくれるようなサービスですからとても便利です。窓付き封筒に入れるだけで請求処理が完了します。

参考→窓付き封筒対応の請求書を作成